Privacyreglement/privacystatement Pantarijn

(vastgesteld 20-12-2018)

Dit privacyreglement vervangt het ‘privacyreglement verwerking leerlingengegevens RSG Pantarijn’.

Pantarijn verwerkt persoonsgegevens van (oud)leerlingen, ouders en (oud)medewerkers met grote zorgvuldigheid en strikt vertrouwelijk, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

Verzameling, verwerking en gebruik persoonsgegevens

Pantarijn verzamelt persoonsgegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van haar bedrijfsdoeleinden:

• Het verzorgen van onderwijs
• Het informeren van betrokkenen over het verzorgen van onderwijs
• Het faciliteren van onderwijs (zowel in mensen als in middelen)

Gegevens die worden verwerkt zijn:

Leerlingen en hun ouders, medewerkers:

• Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens zoals het e-mailadres, het bankrekeningnummer van betrokkene
• Het BSN-nummer
• Nationaliteit en geboorteplaats
• Persoonsgebonden nummer (leerlingnummer of personeelsnummer)
• Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling dan wel de medewerker
• Gegevens met betrekking tot de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van (digitale) leermiddelen
• Pasfoto’s
• Inloggegevens voor het schoolnetwerk, de door de school gebruikte digitale leermiddelen, sociale media en software applicaties voor onderwijsdoeleinden/bedrijfsvoering en/of inlogcodes voor bestelling van reguliere leermiddelen bij de leverancier.
• Camerabeelden van het schoolterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van de school. De gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camerabeelden zijn gemaakt.
• Andere dan bovengenoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met betrekking tot de toepassing van een wettelijke regeling.

Specifiek leerlingen:

• Gegevens over de leerresultaten, gegevens over de aard en het verloop van het onderwijs
• Zaken die volgens de basisschool van invloed kunnen zijn op de prestaties in het voortgezet onderwijs
• Verzuim en afwezigheid van de leerling, de eindtoets, het werk van het centraal examen en de rekentoets.

Specifiek medewerkers:

• Kopie ID-bewijs/paspoort
• Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages
• Gegevens met betrekking tot arbeidsvoorwaarden
• Gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura, betalen van belasting en premies
• Gegevens met betrekking tot de functie, voormalige functie(s), functie-uitoefening,  personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn
• Gegevens rondom de administratie van de aanwezigheid van medewerkers op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering gegevens over de aard van de ziekte.

Pantarijn verwerkt ook gegevens van sollicitanten, oud-medewerkers, oud-leerlingen en leden van de Raad van Toezicht. Het betreft dan gegevens met als doel het onderhouden van contacten, vastleggen van benoemingen en bijbehorende verplichtingen die voorkomen uit de benoemingen. Het betreft dan met name NAW-gegevens en gegevens betreffende functie, (vervolg)studie/opleidingen.

Gegevens worden mogelijk gedeeld met partijen waarmee een verwerkingsovereenkomst is afgesloten (lijst is opvraagbaar via info@pantarijn.nl). Dit zijn instanties waarbij de school een wettelijke verplichting heeft tot het leveren van gegevens. Pantarijn kan tot haar beschikking staande persoonsgegevens verder gebruiken door, per post of via e-mail, berichten te sturen. Ook kunnen personen met deze gegevens benaderd worden om te informeren/bevragen over het verzorgen van onderwijs en bijbehorende nevenactiviteiten dan wel te informeren/bevragen over werknemer- cq werkgeverschap.

Personen kunnen zich altijd uitschrijven (“unsubscribe”) voor het ontvangen van berichten of aangeven geen contact te willen onderhouden. Bewaartermijn van de persoonsgegevens Pantarijn gaat zorgvuldig met gegevens om en bewaart deze gegevens goed en veilig, tot er een verzoek komt om de gegevens te wissen of naar inzicht van Pantarijn uit het bestand te verwijderen, wanneer dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen die behoren bij een voortgezet onderwijs school.

Wanneer Pantarijn een verzoek ontvangt om gegevens te verwijderen, controleert zij of een persoon op een eerder moment niet reeds een verzoek tot verwijdering heeft ingediend wordt. Bij verwijdering op verzoek, wordt het email-adres van degene die het verzoek indient in een apart bestand bewaard. Bij voorkomende gelegenheden wordt daarmee gecontroleerd of betrokkene niet onbedoeld in een verwerking wordt meegenomen. Dat bestand wordt uitsluitend geraadpleegd voor dat doel.

Beveiliging van persoonsgegevens

Medewerkers van Pantarijn dragen optimale zorg voor de gegevens onder hun beheer en hebben geheimhouding met betrekking tot vertrouwelijke informatie die door opdrachtgever of kandidaat aan hem/haar wordt toevertrouwd. Pantarijn maakt gebruik van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de gegevens die zij verwerkt zo goed mogelijk te beschermen tegen gegevenslek (inbreuk). Onze beveiligingsmaatregelen worden continu verbeterd in overeenstemming met de technologische (ICT-)ontwikkelingen. Bij het constateren van een gegevenslek (inbreuk) worden de getroffen personen gei╠łnformeerd en meldt Pantarijn dit bij de daarvoor bestemde instanties. Recht op inzage Personen waarvan gegevens worden verwerkt, hebben recht op inzage van de gegevens die wij van hen verwerken.

Recht op aanpassing of verwijdering

Volgens artikel 23b van de Wet op het voortgezet onderwijs is het bevoegd gezag verplicht te rapporteren over de vorderingen van de leerlingen aan hun ouders, voogden of verzorgers, dan wel aan de leerlingen zelf indien zij meerderjarig en handelingsbekwaam zijn. Indien gegevens van een persoon onjuist of veranderd zijn, zal RGS Pantarijn deze, op verzoek, corrigeren. Indien een persoon aangeeft zijn of haar gegevens te willen wissen, zal dat door RGS Pantarijn uit alle bestanden worden gedaan, mits niet strijdig met artikel 23b. Betrokkene worden daarvan op de hoogte gesteld. Intrekking van toestemming, recht op bezwaar, beperking en overdracht. Personen kunnen bezwaar aantekenen tegen verwerking van zijn/haar gegevens. Personen hebben recht op beperking van de verwerking en op overdracht van zijn/haar door ons opgeslagen gegevens aan een gelieerde partij of verwerker.

Wijzigingsclausule

Pantarijn behoudt zich het recht om het huidige privacy-statement te wijzigen, mits dit binnen de regels van de AVG valt.

Contactgegevens

Voor informatie of voor het uitoefenen van wettelijke rechten, kunt u contact opnemen met onze administratie, bestuurssecretariaat@pantarijn.nl, telefoonnummer 0317 – 46 58 93.