Voor onze locatie MHV in Wageningen
zijn wij op zoek naar een
HOOFD SECRETARIAAT EN MANAGEMENT ASSISTENT
0,7-0,8 fte
Over Pantarijn
Regionale Scholen Gemeenschap Pantarijn is meer dan een scholengemeenschap waar leerlingen hun diploma kunnen halen. Het is een ontmoetingsplaats met veel mogelijkheden voor initiatieven van leerlingen, ouders en medewerkers. De verschillen tussen kinderen zijn het uitgangspunt, wat vraagt om een grote inzet van het team en een actieve betrokkenheid van ouders en leerlingen. RSG Pantarijn is een scholengemeenschap waar zowel leerlingen als medewerkers hun talenten kunnen ontdekken en ontplooien. Ons motto is: iedereen is welkom!
Over Pantarijn MHV
MHV Wageningen is met 1390 leerlingen de grootste locatie van Pantarijn. Leerlingen volgen onderwijs op mavo, havo en vwo-niveau. We bieden bovendien VWO-Xtra, het Nieuwe Gymnasium en de Sport-Xtra klas aan. Het onderwijs binnen MHV heeft kenmerken van het Montessorionderwijs. In een omgeving waar ruimte is voor creativiteit en ontmoeting faciliteren we uitdagend en inspirerend onderwijs, binnen én buiten de klas. Naast de lessen begeleiden we leerlingen in hun persoonsontwikkeling. Zelfstandigheid en maatschappelijke bewustwording zijn daarbij heel belangrijk. Bij MHV werken zo’n 170 collega’s in een open en gezellige sfeer. Als medewerker krijg je ruimte om jezelf te zijn, jezelf te ontwikkelen en bij te dragen aan modern onderwijs. Je werkt in een team met betrokken collega’s die hoofd, hart en handen hoog in het vaandel hebben staan.
WIE ZOEKEN WIJ
Wij zoeken met ingang van het nieuwe schooljaar een hoofd secretariaat/management assistent die een deel van onze staf aanstuurt en de ondersteuning van het locatiemanagement organiseert, mede uitvoert en in goede banen leidt.
Ons hoofd secretariaat is een flexibele, proactieve, communicatieve en systeemvaardige medewerker die diverse taken uitvoert van secretariële, organisatorische en ondersteunende aard. In deze zelfstandige baan ben je verantwoordelijk voor een zeer divers takenpakket waaronder de aansturing van de 2 hoofdige (leerlingen)administratie. Met jouw ervaring en dienstverlenende instelling heb je vaak aan een "half oor" genoeg en werk je zelfstandig in je rol. Je hebt contact met diverse personen zowel intern als extern en bent een eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor de locatiedirecteur.
De diverse digitale systemen hebben voor jou geen geheimen. Je bent digitaal vaardig en adopteert voor jouw nieuwe systemen snel. Je levert een proactieve bijdrage aan verbetering van werkprocessen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Locatiemanagementoverleg (agenda opstellen, verslag maken, actiepunten en besluitenlijst).
- Facturen (invoeren en verwerken), sectiebudgetten uitdraaien.
- Facturen voor ouders via digitale factuurverwerking
- Magisterbeheer en autorisatie (leerling en docent gegevens aanleveren, invoeren, rollen toekennen).
- Verwerken niet standaard formatiegegevens (detacheringen, overgehevelde leerlingen, subsidies verwerken, aanvragen VOG voor stagiaires).
- Administratieve opstart nieuwe medewerkers en leerlingen (wachtwoorden, docentlicenties en leerling-licenties koppelen (ELO) brieven wachtwoorden ouders en leerlingen).
- PTA’s (organiseren, beheren, aanleveren bij inspectie).
- Examenadministratie (voorbereiden, gegevens verwerken, diploma's/cijferlijsten ).
- Diverse correspondentie.
Wij vragen
- MBO+ werk- en denkniveau en enige jaren ervaring als directiesecretaresse/-managementassistent.
- Affiniteit met en ervaring in een omgeving van onderwijs is een pré.
- Accuraat, zelfstandig en communicatief vaardig.
- Dienstverlenend en organisatorisch sterk.
- Vaardig in het verdelen van taken en aansturen van de kwaliteit daarvan.
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, een goede tekstvaardigheid.
- Uitstekende digitale vaardigheden. Je beheerst alle gangbare Office pakketten, Afas etc.